A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi criada com o intuito de substituir o papel e acabou se tornando parte do dia a dia das empresas. Ela pode ser emitida e armazenada eletronicamente, e com isso, diminui os riscos com extravios e redução de custos, além disso, é uma excelente opção para facilitar processos internos. Hoje em dia, já existem diversos sistemas que facilitam a expedição e controle das mesmas, mas ter o conhecimento básico da funcionalidade de cada um é fundamental.
A não emissão da nota fiscal pode causar diversos problemas aos donos de empresas, porém, muitos não possuem amplo conhecimento sobre o assunto e acabam deixando estas demandas para o contador. Este apoio é de suma importância, mas é preciso sim, conhecer detalhes pertinentes e adotar práticas que possam evitar incômodos no futuro. O empresário deve estar atento às obrigações fiscais da empresa, isso é extremamente necessário, por isso, todo o empreendedor deve conhecer as diferenças entre os tipos de documentos eletrônicos.
Neste texto, iremos apontar as principais características de cada um deles, para que você possa se situar e entender como funciona, pois é um processo relevante e fundamental para o seu negócio.
Vamos lá!
Nota Fiscal eletrônica NFe e DANFe
A NFe é a corriqueira nota fiscal eletrônica, emitida e armazenada de forma eletrônica e exerce a função de oficializar operações de circulação de mercadorias. A nota fiscal eletrônica não deve ser considerada um problema ou empecilho burocrático, mas sim um documento que pode influenciar nas tomadas de decisões gerenciais, pois possui diversas informações importantes sobre clientes e fornecedores.
É comum vermos a NFe quando vendemos ou quando compramos produtos, no entanto é necessário entender que o papel que acompanha uma compra é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, o chamado DANFe, e o mesmo não vale como comprovante ou nota fiscal, pois não possui validade jurídica.
Como identificar a NFe
O que representa legalmente o documento fiscal é o arquivo XML que é identificado única e exclusivamente pela chave de acesso que possui 44 dígitos, através do portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, pois cada um possui suas peculiaridades.
Caso a empresa não possua a chave de acesso é possível consultar suas notas fiscais por meio de uma plataforma eletrônica que é diretamente conectada à Sefaz. Este mecanismo executa o download das NFes e CTes de períodos de até 90 dias.
CFe-SAT
São as siglas para Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. Este sistema vem operando desde 2014 e é utilizado para documentar de forma eletrônica os arquivos e operações do varejo e comércio no estado. O mesmo substitui as emissoras de cupons fiscais (ECF) que é o sistema ligado à impressora fiscal e tem certificado digital próprio, porém é considerado de baixa segurança fiscal.
Para a emissão do CFe, é necessário um programa específico para autorização e de um software homologado junto à Secretaria da Fazenda. Com a NFC-e, isso não acontece. A única exigência é o uso de um sistema de gestão que contenha a emissão de notas fiscais e faça o armazenamento das mesmas.
Vantagem
Não é necessário estar conectado à internet todo o tempo para que ele funcione. A transferência de informações pode ser feita de tempos em tempos para a Secretaria da Fazenda e um único aparelho pode atender vários estabelecimentos.
NFC-e
A nota fiscal do consumidor eletrônica veio para substituir a ECF que dependia do uso de impressoras homologadas pelo governo e, consequentemente, eram mais caras. Cada venda realizada é transmitida para a Sefaz podendo esses dados serem consultados posteriormente.
O objetivo do uso da NFC-e é eliminar o cupom fiscal dando mais agilidade e segurança para o empresário e também para o fisco.
Ressaltando que a implantação da NFC-e no Brasil é recente, no entanto, vale conferir o calendário de obrigatoriedade desse documento em todo país. No artigo que fizemos sobre NFCe você encontra a lista dos estados. (link para o artigo da NFCe).
As regras de emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica seguem as mesmas regras da NFe, ou seja, também precisa ter o certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e o CNPJ da empresa. Para utilizar o sistema é necessário estar conectado à internet pois a transmissão de informações ocorre de forma simultânea, além disso a empresa precisa estar cadastrada como emitente de NFe e com a inscrição estadual regularizada.
O Sistema Autenticador e Transmissor precisa estar ativo para que não haja erros com os códigos de mercadorias, tributação, falta do XML das notas de entrada ou crédito indevido de ICMS, para isso, é necessário o uso de um software de qualidade
Encargos fiscais
Pode variar de acordo com o ramo de atuação de cada empresa e o estado na qual ela se encontra, por isso, consultar a Secretaria de Fazenda ou até mesmo seu contador é muito importante. Vale lembrar que independente do tipo de nota que você usa é bom que estejam armazenados por pelo menos cinco anos, caso contrário a empresa pode ser multada.
Alguns softwares e serviços especializados fazem o armazenamento das notas e cupons fiscais eletrônicos que podem tornar a busca mais fácil com o uso de filtros de pesquisa mais eficientes.
Exigências para emissão
Para emitir a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é necessário cumprir algumas regras:
· Obter um computador e uma impressora que não seja fiscal;
· Conexão com a internet;
· Estar com a Inscrição Estadual em dia;
· Obter o certificado digital no padrão ICP (Brasil);
· Estar credenciado na Sefaz;
· Possuir o Código de Segurança do Contribuinte (CSC); e
· Ter um Software emissor de NFC-e. (Dicas de como escolher um software).
Emissão de CF-e SAT:
· Inscrição estadual regular;
· Possuir um aparelho SAT;
· Obter o código de ativação do SAT (fornecido pelo aparelho);
· Manter aparelho ativo e com número de série cadastrado no sistema do SAT; e
· Contar com um computador e uma impressora convencional.
Apesar de algumas características diferenciadas, a NF-e e a NFC-e possuem conceitos similares. É importante que os varejistas de pequenos a grandes negócios estejam sempre atualizados sobre o assunto. Fique atento a todas as diferenças e regras, organize-se, assim você poderá montar seu negócio e trabalhar com tranquilidade e segurança.
Aguarde o próximo post. 🙂
