Como melhorar a gestão financeira da minha loja?

Fique mais preparado com as nossas dicas.

A gestão financeira de um negócio, como uma loja por exemplo, é sempre uma das principais preocupações de qualquer empreendedor. E com razão, já que as finanças são fundamentais para o sucesso de seu negócio. De acordo com o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), em 2017, em média apenas 39,8% das empresas sobreviveram aos primeiros 5 anos.

A mesma pesquisa fez uma relação direta entre porte e sobrevivência. O levantamento apontou que empresas com mais pessoas assalariadas tendem a permanecer mais tempo no mercado. Entre as que não têm funcionários, somente 31,3% deles sobreviveram nos primeiros cinco anos. Isso não quer dizer que ter funcionários é essencial, mas que muitas vezes, delegar tarefas pode lhe dar mais tempo para focar na estratégia e no crescimento do seu negócio.

Você pode conferir a análise completa aqui

Mas por que estamos falando de tudo isso? Por que pensar em estratégia, contratação e sobrevivência são pontos tão essenciais para o seu negócio como as despesas, as entradas e saídas. Por isso, não menospreze essas outras áreas, pois todas são essenciais para o seu sucesso.

Mas o que é a gestão financeira e qual a importância dela?

A gestão financeira envolve diversos processos de controle, planejamento e acompanhamento do financeiro. É através dela que sua empresa conseguirá aprimorar os resultados, criar estratégias, crescer e até mesmo atravessar períodos de crise que poderão aparecer.

Essas estratégias são ainda mais importantes para pequenas empresas, que costumam ser as primeiras e mais afetadas nas crises.

Informação é essencial

Há algo essencial para qualquer estratégia, a informação. Você não conseguirá fazer gestão financeira se não tiver informações de qualidade. E ter dados não significa somente estar na sua empresa. É preciso saber separar, catalogar e interpretar os dados que são importantes para uma gestão eficaz do seu financeiro.

Organização

Uma boa gestão financeira requer organização. É preciso organizar diariamente as notas, documentos, contratos e tudo mais que envolva a área. Tente separar algumas horas da sua semana para esse trabalho, assim, no final do mês, o trabalho final não será tão desgastante.

Fechamento do mês

É preciso sempre “fechar o mês financeiro”. Somente assim você conseguirá ver onde errou, impor metas, e principalmente não atrasar nenhum compromisso, como pagamentos de impostos.

O ano fiscal

No Brasil o ano fiscal inicia no dia 1º de janeiro e termina em 31 de dezembro. Esse fechamento é importante para a empresa contabilizar e apurar suas receitas e despesas, organizar o próximo ano e pensar em metas. Esse fechamento exige organização dos documentos, notas de entradas e saídas. A organização mensal de tudo isso será essencial para facilitar o seu trabalho.

Tenha um contador

Algumas operações fiscais exigem um contador responsável. Mas além disso, um profissional contábil trará mais segurança e organização para o seu financeiro.

Controle de contas a pagar (despesas)

Esse texto do Sebrae traz alguns exemplos de como organizar suas contas a pagar. Ter o exato controle das pendências vai possibilitar um fluxo de caixa organizado, contas em dia e priorização de débitos mais urgentes, em caso de problemas financeiros.

E você ainda pode dividir suas despesas em dois tipos. Confere no próximo tópico.

Controle de despesas fixas e variáveis

Separando em fixas e variáveis, você vai conseguir analisar o custo básico do seu negócio (despesas fixas), e ainda perceber se não está gastando muito em despesas variadas e supérfluas. Assim, fica mais fácil de perceber onde estamos errando nos gastos.

As despesas fixas não têm relação direta com a produção do produto ou custo do serviço prestado. Elas são os impostos, folha de pagamento, internet, luz e água, aluguel e softwares.

Já as despesas variáveis podem mudar de acordo com o ramo. Numa loja as despesas variáveis podem ser as comissões de vendedores, se houver, e impostos que variam conforme a lucratividade.

Mas e onde entra o meu custo?

O custo da sua operação, ou seja, o que você gasta com o produto oferecido deve ter atenção especial. Você pode incluí-lo entre fixo e variável, mas o ideal é ter esse dado separado. Assim você terá maior clareza do custo e lucro que cada produto ou serviço tem para a sua empresa. Aqui, mais uma vez, entra a parte estratégica da sua administração financeira. Um produto que custa muito e dá pouco lucro vale a pena?  Pode valer sim, mas você precisa desse dado para decidir. Confere aqui as dicas de Cross Selling que já demos.

Registro de entradas (emissão de notas fiscais)

Pode parecer óbvio, mas não é. Você precisa ter o registro correto de todas as notas emitidas, assim como os valores delas. Fechar o caixa diariamente é muito importante para manter esse registro. A emissão das notas fiscais serve tanto para fins fiscais, já que é assim que a Receita Federal acompanha sua atividade, como para proteger seu CNPJ de uso indevido, além de claro, auxiliar na sua administração.

Importante: Além do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), é necessário também guardar o arquivo XML que é onde estão todas as informações da NF-e.

Parece muita coisa? E é mesmo. A gestão financeira de uma loja, ou de qualquer negócio, é um desafio para qualquer empreendedor, pois como destacamos ao longo do texto, envolve muitas variantes. E tem importância não só prática como estratégica. Por isso, organização é fundamental.

É nisso que nós da Talto trabalhamos há mais de 10 anos. Nosso software é personalizável justamente por entendermos que só você sabe exatamente o que é necessário para a sua loja. O Gestor Loja já está presente em mais de 1.000 estabelecimentos auxiliando diversos empreendedores em diferentes áreas da administração do seu negócio, entre elas o financeiro. O Gestor Loja faz o controle de contas a pagar e receber, gerencia as vendas e o estoque e emite diversos tipos de relatórios para a sua análise.

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