Como evitar erros na gestão de estoque

O estoque é um dos fatores mais importantes para as operações de qualquer empresa e também um dos mais sensíveis. Saber como evitar erros na gestão de estoque é crucial para evitar desperdícios, garantir a satisfação do cliente e ficar longe de prejuízos.

Vale lembrar que nem mesmo as grandes empresas estão ilesas a problemas na gestão de estoque. Recentemente, a gigante do varejo Americanas, descobriu um grande rombo em seu caixa. Nas últimas semanas, com baixo nível nos estoques, a marca tem buscado realocar estoques entre as suas unidades. Esse é um exemplo de como a gestão de estoque pode ser crucial para uma empresa se levantar em momentos de crise.

Pensando em como evitar erros na gestão de estoque, selecionamos quais são os principais problemas, como e por que acontecem e também quais as melhores estratégias para evitá-los. Continue a leitura e descubra!

Quais são os principais erros na gestão de estoque?

Uma das principais formas de evitar erros na gestão de estoque é justamente conhecer os principais erros que podem ocorrer. Por isso, selecionamos os mais comuns e explicamos como ocorrem:

Pausar as atividades para fazer balanços

Diversas empresas ainda têm o costume de parar todas as suas atividades para fazer balanços. Tanto para os pequenos negócios, como para os grandes, um dia sem vender pode gerar prejuízos inestimáveis, seja por perder negócios diretos ou até mesmo no longo prazo, já que encontrar a empresa fechada gera uma grande frustração no cliente, que então, parte para a concorrência.

Utilizar um sistema para fazer a gestão de estoque elimina esse problema, já que com ele os balanços se tornam mais fáceis e automáticos, sem que a empresa precise pausar suas atividades de tempos em tempos.

Ineficiência nos processos de armazenamento

Armazenar itens corretamente serve não apenas para economizar tempo, como para evitar uma série de prejuízos. Por outro lado, a ineficiência desse processo faz com que itens sejam danificados pelas más condições de armazenamento, além de dificultar a separação e expedição de itens. Portanto, é preciso estabelecer e padronizar os processos referentes ao estoque.

Não ser capaz de prever demandas de forma precisa

Um estoque inteligente é aquele que funciona sob demanda. Ou seja, os itens são produzidos de forma equilibrada, abastecendo constantemente as lojas com os produtos mais desejados, sempre de olho em demandas sazonais. Produzir de forma desordenada leva a frustração de clientes e a desperdícios.

Excesso de atividades manuais

Há décadas atrás, o setor logístico era completamente diferente do que é hoje. Graças ao avanço da tecnologia, já é possível contar com tecnologias que realizam inventários de forma automática e ajudam as empresas a controlarem melhor seus estoques. Hoje, com empresas que possuem loja física e online ao mesmo tempo, é um grande erro não integrar o estoque, o que leva a atrasos e perdas.

Como evitar erros na gestão de estoque: 5 práticas para otimizar seus processos

Agora que você já conhece os principais erros que ocorrem no estoque e como eles acontecem, separamos 5 práticas que vão otimizar os seus processos. Siga essas dicas e veja como evitar erros na gestão de estoque:

1. Treine seu time muito bem e de maneira constante

Capacitar as pessoas é mais benéfico do que se imagina. Afinal, pense que sua empresa acabou de adquirir um novo sistema para ajudar com o estoque e outras atividades. É fundamental que todo o time entenda como esse sistema é capaz de ajudar e também o que deve ser feito diariamente para que o software ajude a controlar o estoque.

Além disso, cada funcionário deve conhecer sua função dentro da empresa de forma bem clara. Assim, cada pessoa se torna ainda mais importante para o processo, conhecendo procedimentos, ordem de realização de cada tarefa e boas práticas de acordo com as políticas da empresa.

Dessa forma, seu estoque se torna mais rápido, efetivo e com tarefas realizadas com qualidade.

2. Padronize itens e descrições

Descrições devem sempre ser padronizadas, já que isso facilita para que os produtos sejam encontrados com mais rapidez. Essa prática é ainda mais importante para as empresas que possuem loja física e online e atuam em diferentes marketplaces. Assim, o item é rapidamente encontrado, evitando perda de tempo e retrabalhos.

As descrições devem conter informações relevantes que facilitam a busca, como tamanho, cor e divisões entre outros grupos e subgrupos que façam sentido para a empresa. Para otimizar ainda mais as descrições, use um código único para cada produto.

3. Mantenha o inventário sempre atualizado

A gestão do estoque também está relacionada ao controle do mesmo. Por esse motivo, manter o inventário sempre atualizado ajuda a controlar os números do estoque, a prever demandas e, claro, traçar estratégias para vender produtos antes que atinjam seu prazo de validade, o que evita prejuízos para o caixa da empresa.

Para otimizar esse processo, tenha um sistema que permita o controle de entradas e saídas do estoque, data de vendas e também a integração com o caixa da empresa, o que permite mais controle também do fluxo de caixa.

O prazo para fazer o inventário depende das necessidades de cada empresa. Em alguns casos, ele é feito de maneira automática com o auxílio de um sistema que traz esses números ao final de cada dia. Em outros, pode ser feito semanalmente, mensalmente ou, no máximo, a cada três meses. O importante é acompanhar de perto esses números!

4. Tenha um estoque focado na demanda

Empresas existem para suprir a necessidade de seus clientes, certo? Por esse motivo, ter um estoque preparado para cumprir demandas é uma das principais dicas para otimizar a gestão. Isso porque a demanda dita o ritmo de vendas e conhecê-la garante que a empresa sempre tenha produtos disponíveis para atender seus clientes, além de evitar um estoque com produtos parados.

Portanto, é fundamental considerar a demanda para a produção. Assim, a empresa consegue estabelecer procedimentos internos para garantir a saída frequente e ritmada do seu estoque, sem deixar que falte de acordo com a procura dos clientes. Um estoque focado em demanda é a garantia de clientes mais satisfeitos!

5. Integre o estoque

Ter um estoque integrado às demais atividades e setores da empresa é fundamental para ter uma gestão com mais controle nos processos. O mesmo vale para o caso de mais de uma unidade da loja, além da integração entre loja física e online. Assim, quando há uma venda na loja física, por exemplo, o estoque da loja online é automaticamente atualizado e vice-versa.

Como vimos, há uma série de estratégias para evitar erros na gestão de estoque. A tecnologia está à sua disposição para otimizar processos e ter mais controle dos processos que envolvem o estoque. Acesse nosso site e teste nosso sistema completo gratuitamente.