Como fazer o fechamento do seu Caixa corretamente

O fechamento de caixa pode até parecer uma atividade simples e corriqueira, afinal, é feito constantemente.

Contudo, é preciso saber como fazê-lo corretamente, para assim garantir a saúde financeira do seu negócio. Por isso, veja como fazer corretamente seu fechamento de caixa e garantir o total controle financeiro do seu negócio.

Fechamento de caixa: o que é?

O fechamento de caixa é uma das etapas da gestão financeira de qualquer negócio. Ele consiste em averiguar as informações financeiras que constam no caixa da empresa ao final de um período. Assim, se ele é realizado diariamente, consiste em observar qual o valor das vendas feitas no dia, de acordo com as informações registradas no sistema naquele mesmo período.

Normalmente, o procedimento é feito diariamente, ao final do expediente. Dependendo do tamanho da loja e do volume de vendas, ele também pode ser feito ao final de cada turno. Um exemplo é o caixa de supermercados, nos quais há o fechamento toda vez que se troca o operador de caixa.

Qual é o objetivo do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa serve para que o valor em caixa esteja de acordo com as informações das vendas realizadas. Ou seja, serve para garantir que há compatibilidade entre o valor disponível no caixa naquele período e nas informações registradas no sistema. Assim, é preciso que o valor e as vendas registradas façam sentido.

Dessa forma, além de servir para a gestão financeira, é uma excelente estratégia de controle, que garante a saúde financeira do negócio. É por isso que o mais recomendável é que o fechamento de caixa seja realizado diariamente ou em períodos curtos, para facilitar a gestão e controle das finanças. Assim, diante de qualquer problema, torna- se mais fácil identificar erros e atuar na resolução dos mesmos.

Passo a passo de como fazer o fechamento de caixa

Agora que entendemos do que se trata o fechamento de caixa, sua importância e também o objetivo dessa etapa fundamental para as finanças, podemos descobrir como fazer o fechamento passo a passo:

1. Defina os responsáveis

Delegar tarefas é fundamental para um bom funcionamento de qualquer operação em um negócio. No caso do fechamento do caixa, como estamos lidando com a renda da empresa, é ainda mais importante tomar essa tarefa como um compromisso diário.

Ou seja, a pessoa (ou as pessoas) responsável pelo fechamento deve cumprir a tarefa religiosamente no período estabelecido. Melhor ainda se a tarefa é diária ou feita após um turno de serviços finalizar. Além disso, essa é uma tarefa intransferível e que de forma alguma pode ser encarregada a outra pessoa, sem que essa decisão passe pela gestão.

2. Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que proporciona o acompanhamento detalhado das movimentações do caixa da empresa. Dessa forma, é possível acompanhar os valores que entraram e as despesas, além dos valores a serem recebidos. Assim, o fluxo de caixa proporciona:

• Observar o saldo inicial da empresa;
• Registrar detalhadamente entradas e saídas do caixa;
• Atualizar os lançamentos;
• Categorizar todas as suas receitas e despesas, proporcionando mais organização.

Assim, o fluxo de caixa é uma ferramenta financeira bastante interessante e que irá facilitar a sua gestão no dia a dia, simplificando uma série de processos. Inclusive o fechamento de caixa se torna bem mais prático com ele.

3. Estabeleça uma frequência para realizar o fluxo de caixa

Normalmente, o fechamento de caixa é realizado de forma diária ou a cada turno. Apesar disso, alguns negócios preferem realizar o processo semanalmente ou de forma mensal. Contudo, é preciso se lembrar que quanto mais espaçado é o fechamento de caixa, mais desafiador é encontrar erros, quando houver.

Dessa forma, a principal recomendação é que seja realizado de maneira diária. Mas essa decisão só depende da sua empresa e cabe à gestão decidir qual é o período mais adequado para realizar esse procedimento.

4. Registre todas as informações com precisão

O primeiro registro necessário é o valor no caixa no momento da abertura. Esse valor deve conferir com o valor de fechamento do dia anterior. Veja como é mais fácil quando o fechamento é realizado diariamente, há menos espaço para erros e mais facilidade para corrigi-los.

Dessa forma, o valor inicial do caixa é o ponto de partida e deve ser contabilizado ao final do fechamento. Para descobrir o faturamento do dia, é preciso subtrair o valor inicial e também as despesas do dia, caso houver.

Então, no decorrer do dia, é preciso registrar todas as informações com muita precisão. Ou seja, cada venda que é realizada, assim como as despesas. Tudo que entra e tudo que sai do caixa devem constar no registro. Caso contrário, haverá divergências durante o fechamento.

5. Confira os valores no caixa

Podemos definir esse procedimento como o “momento da verdade”. Afinal, é o momento de comparar o valor disponível no caixa com todas as movimentações registradas naquele período. Assim, não pode sobrar dinheiro no caixa e o problema é ainda maior quando falta dinheiro, o que pode deixar o responsável pelo fechamento de cabelo em pé.

6. Feche o caixa

Por fim, depois que os valores do caixa estão equilibrados com as movimentações realizadas, é o momento de fechar o caixa de fato. Para isso, subtraia do valor total do caixa as despesas do dia. O valor final é o valor do caixa fechado, que será o valor inicial da próxima abertura de caixa.

Se todos os passos foram realizados de forma correta, essa etapa será simples e prática. Caso encontre algum erro, é importante identificar o quanto antes, evitando problemas maiores no caixa a longo prazo.

Com o tempo, a rotina de fechamento de caixa se torna mais simples e automática, facilitando o cotidiano.

7. Tenha um sistema de gestão para te ajudar

Ter um sistema de gestão pode te ajudar a evitar uma série de problemas no fechamento do caixa. Afinal, um sistema de gestão financeira registra todas as informações, como as movimentações por período, além de integrar sua loja física e online. Dessa forma, é possível fechar o caixa com mais praticidade e segurança.

Além disso, o sistema evita uma série de erros manuais, como compras que não são devidamente registradas, valores duplicados, entre outros.

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