Controlar os Produtos da sua Loja corretamente

O cadastro de produtos é um tema que gera bastante dúvidas nos lojistas. Afinal, é preciso cadastrar os produtos, atualizar esse cadastro periodicamente, além de fazer a parte fiscal de forma correta. Mas, afinal, sua loja já sabe como cadastrar um produto corretamente?

Ter um processo de cadastro eficiente faz toda diferença para a sua loja. Afinal, já existem sistemas que permitem cadastrar o produto uma só vez e replicar para diferentes plataformas de marketplace e também para o seu e-commerce. Além disso, em cada atualização, é possível atualizar de uma vez só.

Quer parar de perder tempo com essa etapa e trazer mais eficiência? Continue a leitura e descubra como cadastrar de maneira correta!

Qual a importância do cadastro de produtos?

Todo lojista sabe que o cadastro de produtos é fundamental para as vendas no atacado e também no varejo. Assim, o cadastro correto garante a coerência dos dados fiscais, além do custo correto de cada produto.

Assim, o cadastro de produtos é composto por dois tipos de informações. Há os dados gerenciais, que servem, por exemplo, para encontrar o produto com mais facilidade, a partir de suas características. E há também as informações fiscais, que servem para a tributação.

Os dois tipos de informação servem para otimizar a rotina na loja, visto que de um lado temos as informações sobre preço, características, estoque e outras que servem para agilizar a gestão desses produtos. E, por outro, os dados fiscais, que devem estar atualizados para gerar notas de forma correta e cumprir a obrigação tributária de acordo com o que é estabelecido pela lei.

Como cadastrar um produto corretamente?

O cadastro de produtos pode até parecer uma tarefa simples de ser realizada, mas o fato é que há muitos detalhes que não podem ficar de lado. Além disso, quando esse processo é feito de maneira manual, a loja fica suscetível a erros de digitação, além de perder muito tempo e comprometer a sua produtividade.

Portanto, o primeiro passo para cadastrar um produto corretamente é ter um sistema que automatize ao menos algumas etapas do cadastro. Veja mais detalhes a seguir e entenda como otimizar essa etapa.

1. Delegue a função aos responsáveis

A organização e otimização começa pelo planejamento. Assim, é interessante delegar essa tarefa para um colaborador específico, ou ainda, para um departamento próprio, no caso das empresas maiores. Contudo, ainda que várias pessoas sejam responsáveis pela tarefa, é interessante que apenas uma pessoa responda por essa tarefa. Assim, cabe a esse funcionário a etapa de revisar informações e garantir a credibilidade das mesmas.

É interessante também que haja prazos específicos para a atualização dos produtos, como por exemplo, a alteração na quantidade das embalagens ou a precificação. Assim, tudo fica mais organizado e simples de ser acessado.

2. Valide os dados fiscais corretamente

A tributação e o fisco sempre são desafios para as empresas. Para quem trabalha com produtos, há campos de preenchimento que devem ter atenção, incluindo as informações solicitadas de maneira correta. É o preenchimento correto dessas informações, inclusive, que pode levar a sua empresa a pagar menos impostos, de acordo com o que é estabelecido pela lei.

Já o preenchimento incorreto pode influenciar na margem de lucro da empresa, afetando diretamente o caixa. O ideal é contar com sistemas que auxiliem no preenchimento correto, economizando com as taxas e para ter certeza que as informações estão corretas e atualizadas.

3. Defina limites para seu estoque

Uma dica bastante interessante para otimizar o seu estoque é definir limites mínimos e máximos para ele. Assim, você evita que o estoque esteja sobrecarregado e sem espaço para acomodar corretamente todos os itens, além de evitar o desperdício por produtos que passam do prazo de validade. Um estoque lotado também significa capital parado, que poderia ser utilizado para outro setor da empresa.

Já o limite mínimo indica quando é o momento correto de comprar mais produtos ou mesmo anunciar a venda das últimas unidades do estoque, aproveitando esse apelo como um marketing para vender mais.

Dessa forma, é possível comprar produtos e insumos de forma assertiva, para que não sobre e também não falte. Além de otimizar a acomodação dos mesmos. E quando você define esses valores com o auxílio de um sistema, fica mais fácil controlar.

4. Padronize a descrição

O cadastro automatizado facilita muito, mas ainda é preciso se atentar a detalhes como a padronização da descrição. Cada empresa tem suas demandas específicas sobre informações que devem constar na descrição. Ainda existem dados importantes como: peso, embalagem, cor, código de barras, origem, dados fiscais e outros, dependendo de cada empresa. São dados que devem constar em todas as descrições.

Além disso, é preciso pensar a descrição de forma que ela facilite a identificação do produto ao procurá-lo no sistema. O uso de categorias também é recomendado, quando há produtos bastante variados. O objetivo é que a busca seja rápida e facilitada no dia a dia.

5. Use palavras-chave

O uso de palavras-chave é outra estratégia para cadastrar os produtos e encontrá-los com facilidade posteriormente. Dessa forma, esse processo será mais simples. Já tentou procurar um produto em um site e não o encontra ao incluir a descrição? Isso acontece porque a empresa não se preocupou com as palavras-chave.

Use termos que sejam simples e façam parte do dia a dia da empresa e também da vida dos clientes. Por exemplo, no caso de uma loja de roupas, é preciso informar detalhes como o tipo da peça, cor, tecido, modelo do decote, comprimento, entre outros que sejam aplicáveis.

O ponto central aqui é que as palavras-chave devem ter relação com as características do produto. De forma que eles sejam encontrados com facilidade por aquilo que representam, como os exemplos citados acima. Assim, o item será encontrado com muito mais facilidade ao se fazer uma busca.

A importância de um sistema de gestão

Para facilitar e conseguir aplicar todas essas dicas, é preciso contar com um software adequado para o cadastro de produtos. Assim, além de encontrá-lo com facilidade, é possível evitar problemas como cadastros duplicados e erros de estoque.

Com um software de gestão é possível, também, cadastrar o mesmo produto em diferentes plataformas. Portanto, se você vende no seu e-commerce próprio e em diversos marketplaces, é possível cadastrá-los ao mesmo tempo, de uma só vez, em uma só tela. Ou seja, o estoque também é unificado, otimizando a sua gestão no dia a dia.

Além disso, há a integração também com a sua loja física e a geração de nota fiscal, otimizando os processos.

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